A importância dos relatórios inteligentes na gestão de agências

A gestão de agências pode se tornar cada vez mais complexa à medida em que o negócio cresce, novos clientes chegam e trazem consigo especificidades de seus segmentos que demandam análise de dados e estratégias de marketing refinadas. Para isso, os relatórios inteligentes são determinantes. Tratar diversos dados para tomadas de decisão não é uma tarefa fácil. O desafio é ainda maior quando consideramos o tempo de resposta para alcançar os resultados esperados, de acordo com a urgência ou a oportunidade identificada.

O que são relatórios inteligentes?

Relatórios inteligentes são registros estruturados de diferentes dados do negócio em formatos que contribuem para diagnóstico, elaboração de estratégias, tomadas de decisão e acompanhamento de resultados. Ou seja, não se trata apenas de um histórico ou arquivo de dados, mas da sua organização e possibilidade de combinação para identificar padrões, inconsistências, pontos de atenção ou oportunidades. É possível usar planilhas, comparações, gráficos, regras e formatações de alerta, dentre outros, para formar os relatórios inteligentes.

Características dos relatórios inteligentes

Veja as principais características que podemos apontar para a elaboração de um relatório gerencial valioso:

• Pode reunir dados de diferentes fontes, melhorando a visibilidade de como eles se relacionam;
• Oferece uma estruturação de informações, ou seja, não é apenas um repositório de dados, eles têm sentidos passíveis de interpretação;
• Permite fazer análises de situações específicas ou gerais;
• Garante a agilidade na tomada de decisão.

Principais tipos de relatórios gerenciais de alto valor

Entre os relatórios mais comuns de serem produzidos para a tomada de decisão baseada em dados, temos:

• Faturamento de clientes de acordo com sua relevância para o negócio;
• Gestão de contratos por cliente, considerando os serviços contratados, prazos etc;
• Gestão de fornecedores e prestadores de serviço;
• Relatório de qualidade;
• Relatório da gestão de times.

Vale mencionar que eles podem ser desenvolvidos dentro da área do negócio e também pela área de Business Intelligence (BI), dependendo da estrutura da agência. A união do usuário dos relatórios inteligentes com o time de BI, inclusive, é o que permite criar soluções completas e alinhadas com as demandas do negócio.

Como criar um relatório inteligente?

É possível criar relatórios inteligentes usando o Excel, por exemplo, ou ferramentas mais completas, como o Power BI da Microsoft. Além disso, profissionais de cada setor de uma agência sabem quais são os dados mais importantes e usados em suas rotinas. Então, o primeiro passo é considerar quem vai criar os relatórios, um time interno ou específico de BI.

Depois disso, uma reunião ou estudo vai seguir uma sequência lógica. Crie um escopo, utilize recursos tecnológicos, compare os períodos e escolha o sistema de gestão mais adequado. A função do relatório é trazer organização e visibilidade de informações, mas se o restante do processo não estiver bem delimitado, não conseguirá demonstrar suas contribuições.

Outras dicas para usar relatórios inteligentes

Considere formas de associar dois ou mais relatórios inteligentes. Isso vai trazer novas visões, permitir comparativos e com menos esforço. Outra dica importante é fortalecer a cultura do uso de dados para a tomada de decisão em todo o time.

Por que fazer relatórios inteligentes?

Elaborar relatórios gerenciais inteligentes, em um primeiro momento, é trabalhoso. Todavia, uma vez que eles foram criados, vão alimentar diferentes processos, trazendo informações valiosas para suas respectivas execuções. É possível usar os relatórios inteligentes antes, durante e depois de qualquer ação do negócio.

Depois que a estratégia ou decisão é lançada, os relatórios também podem ser usados para acompanhamento dos resultados. Dependendo da sua agilidade de atualização, suas informações em tempo real vão permitir estimar resultados no horizonte ou, se for o caso, abortar a ação para evitar eventuais perdas. Os relatórios inteligentes também podem ser usados para gerar aprendizados sobre a estratégia adotada. Ou seja, apontar onde houve acertos e pontos de melhoria.

Conclusão

Os relatórios inteligentes são uma ferramenta indispensável para a gestão de agências. Eles permitem a análise de dados de diferentes fontes, facilitam a tomada de decisão e oferecem uma visão ampla sobre o negócio. Para criar um relatório inteligente, é preciso seguir uma sequência lógica e utilizar recursos tecnológicos adequados. Ao fazer relatórios inteligentes, é possível obter informações valiosas para a execução de diferentes processos e tomar decisões mais assertivas.

Agora que você já sabe a importância dos relatórios inteligentes, comece a implementá-los na sua agência e veja os resultados positivos que eles podem oferecer!

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