Como montar uma pauta de reunião eficiente
Reuniões de equipe são bastante comuns em qualquer organização, seja nas grandes empresas ou mesmo no trabalho realizado por profissionais autônomos. Quando um cliente entra em contato para realizar algum projeto, é necessário conversar um pouco e ajustar os detalhes, não é mesmo? Se for assim que você trabalha, é uma boa ideia montar uma pauta de reunião.
O que é uma pauta de reunião?
A pauta de reunião é um documento com todos os tópicos que devem ser abordados em uma reunião. Parece uma coisa pequena, mas faz uma grande diferença no seu resultado. O estereótipo das reuniões geralmente é de várias pessoas falando mais ou menos sem direcionamento, algumas levantando as próprias opiniões e outras quase não participando. Isso quando o assunto não é algo que seria resolvido mais facilmente por e-mail.
Mesmo quando é uma reunião entre o freelancer empreendedor e seu cliente, há sempre o risco de sair sem alinhar os pontos mais importantes sobre o serviço. Aí é que entra a pauta de reunião. Nesse documento, você anota todos os assuntos que precisam ser discutidos, já em ordem de prioridade e com um tempo determinado para cada ponto. Pense nela como um roteiro para a conversa que você terá com seu cliente, mas com espaço para “improvisar”.
Qual a importância de uma pauta de reunião?
Se você está pensando “mas em vez de fazer uma pauta de reunião, eu poderia fazer outros trabalhos”, pense de novo. Sabemos que tempo é um recurso escasso para quem se profissionaliza na carreira de freelancer, mas ainda é um bom investimento. Os principais benefícios de uma boa pauta de reunião são:
- Garantir progresso;
- Facilitar a comunicação;
- Facilitar reuniões futuras.
Garantir progresso
Como já mencionamos, esse documento serve para direcionar a conversa, esclarecendo quais são as prioridades e evitando que vocês se prendam no mesmo tópico por muito tempo. Assim, você resolve mais assuntos dentro do tempo limitado da reunião.
Facilitar a comunicação
Uma pauta também ajuda a quebrar o gelo com um cliente. Especialmente na hora de alinhar como será o serviço. Algumas perguntas simples sobre o cliente, uma explicação sobre seu trabalho, entre outras coisas do tipo, vão facilitar bastante a conversa. Algo importante para promover um relacionamento de longo prazo com o cliente.
Facilitar reuniões futuras
Você não precisa necessariamente montar uma pauta única para cada reunião. Se for um atendimento continuado, é natural que você se adapte a cada serviço. Porém, ao fazer o primeiro contato, você pode começar com uma pauta padronizada e ir adaptando.
Qual a diferença entre pauta e ATA de reunião?
Para esclarecer, a ATA e a pauta de reunião servem propósitos bem diferentes. Na pauta, você lista os assuntos que serão levantados na reunião, sua ordem de prioridade e o tempo de cada tópico. A ATA, por outro lado, é feita depois da reunião, informando tudo que foi deliberado e concluído. Ela também informa se algum tópico ficou pendente, se tem outro assunto a ser adicionado ou se já existe um plano de ação.
Como fazer uma pauta de reunião?
Montar uma pauta de reunião é bem mais fácil do que parece. Basta seguir os pontos a seguir:
Veja se a reunião é mesmo necessária
Antes mesmo de começar a escrever a pauta, se pergunte “eu preciso fazer essa reunião?”. Se você não tem nada específico a discutir com os outros participantes nem eles têm nenhum assunto a trazer ou se é algo que se resolve com uma mensagem, é melhor não fazer uma reunião. Guarde-as para tratar de assuntos relevantes e que exigem a opinião de todos.
Defina o objetivo da reunião
Ter uma meta clara facilita todo o processo. Você vai apresentar seu serviço ao cliente? Precisa alinhar expectativas? É hora de coordenar a equipe para cumprir a demanda? Tudo isso orienta os tópicos a serem abordados.
Estabeleça os tópicos da reunião e seus responsáveis
Falando em tópicos, sua pauta de reunião vai precisar de alguns. Podem ser perguntas que precisam ser respondidas, direcionamentos ou apenas informações que precisam ser passadas para todos em conjunto. Também é uma boa ideia escrever quem vai ser responsável por cada tópico ou tarefa na reunião.
Coloque os tópicos em ordem de prioridade
O próximo passo é olhar essa lista de tópicos e definir quais deles devem ser priorizados. Assim, se não for possível resolver tudo de uma vez, você pode ao menos garantir os temas mais importantes primeiro.
Relembre os principais pontos da última reunião
Se essa não for a primeira reunião, considere também recapitular o que foi discutido. Quais pontos foram resolvidos, quais estão pendentes, novos temas que surgiram etc.
Defina um tempo médio para cada tópico
Às vezes é melhor pular um tópico na pauta da reunião que ficar preso nele sem fazer progresso. Para isso, o ideal é estabelecer um tempo limite para cada tema. A mudança de assunto por si só já pode ajudar.
Deixe um espaço para tirar dúvidas
Junto ao tempo para falar do tópico em si, deixe também alguns minutos para tirar dúvidas e discutir outros detalhes. Pode ser que outras questões importantes surjam nesse momento.
Inclua algumas informações
Também é uma boa prática fazer uma introdução à pauta da reunião, uma capa com informações relevantes. Por exemplo:
- data, local e hora da reunião;
- lista de participantes;
- objetivos;
- orientações de preparação;
- tempo de cada tópico;
- tópicos que serão abordados.
É melhor ter esses detalhes pelo bem da sua organização e também dos outros participantes.
Exclua o que não for necessário
Nesse ponto, você já deve ter escrito bastante coisa na sua pauta. Mas, como dizem, excesso de informação pode ser tão ruim quanto a falta. Então, evite sobrecarregar a sua pauta com dados desnecessários. Foque nos tópicos e seja sucinto. O resto você pode mostrar durante a reunião.
Envie a pauta com antecedência
Por fim, é essencial que você envie a pauta da reunião com antecedência. Isso dará aos participantes tempo suficiente para se preparar e pesquisar sobre os tópicos listados. Assim, todos entrarão na reunião com uma clara compreensão dos objetivos e expectativas.
Lembre-se, a criação de uma pauta de reunião eficaz é uma arte, não uma ciência. O que funciona para uma reunião pode não funcionar para outra. A chave é ser flexível, adaptável e sempre procurar maneiras de melhorar e tornar suas reuniões mais produtivas. Ao seguir essas diretrizes, você estará bem encaminhado para fazer justamente isso.
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