Você costuma atrasar ou perder os prazos de entrega de algum trabalho? Ou você geralmente esquece onde anotou o endereço da reunião? E esquecer de fazer um pedido ou solicitação importante, é comum? E levar trabalho pra casa porque não conseguiu terminar durante o expediente, isso acontece quantas vezes na semana? Se você não quer criar uma bola de neve de atrasos, estresse e cansaço está na hora de começar a fazer uma melhor administração do seu tempo.
A gestão do tempo é importante pois melhorar a produtividade, o que é extremamente importante para todo empreendedor, principalmente quando se há uma carga grande de trabalhos que precisam ser resolvidos com inteligência.
E além do aumento na produtividade, você ganha mais qualidade de vida com uma gestão eficiente das suas atividades. Afinal, é menos estresse – eliminando o perigo de episódios de alta ansiedade, crises de pânico ou até mesmo depressão – e mais tempo para você fazer suas coisas.
Inicie bem o seu dia
Tudo começa logo de manhã. Não aproveitar a manhã resulta em estresse e frustração que prejudicam o dia inteiro. Um dos problemas é dormir próximo ao celular. Logo ao acordar, já somos distraídos pelos smartphones e internet, perdendo um tempo que poderia ser melhor aproveitado.
Comece o seu dia com uma programação definida, pelo menos durante a manhã.
Limpe e organize
Encontrar com facilidade uma pasta ou saber em qual gaveta você guardou um relatório irá poupar um grande tempo do seu dia. Por isso, é importante manter o seu local de trabalho limpo e organizado. Assim você deixa de acumular coisas inúteis e evita perder as coisas importantes.
O que você usa com maior frequência – livros de consulta, cadernos, canetas, etc. – deixe ao alcance das mãos. O que não tem tanto uso guarde em gavetas, estantes ou no local que preferir.
No seu computador a regra é a mesma: organize seus documentos por pastas nomeadas e identificadas, exclua arquivos desnecessários e salve arquivos importantes em lugares seguros – na nuvem ou em HD externo.
Quem está roubando seu tempo?
Você já contou quanto tempo fica no feed do Facebook, no stories do Instagram, no grupo do WhatsApp, vendo vídeos no YouTube ou simplesmente conversando com um colega de trabalho? Então está na hora de contar. Será que isso não está roubando horas do seu dia? É muito fácil nos distrairmos com essas coisas, misturamos com a produção, perdemos o foco no que estávamos fazendo e acabamos perdendo um tempo que depois terá que ser compensado.
Mas não são só as redes sociais e conversas que funcionam como ladrões de tempo. Fazer um lanchinho um pouco mais longo ou descansar um pouquinho a mais pode prejudicar o seu dia. E essas atividades não são erradas, até são necessárias. É importante você ter um tempo para descansar a mente, ver suas redes sociais, socializar com seus amigos e colegas, mas mais importante ainda é medir o tempo para essas atividades.
Use um relógio
Além do estilo, é importante para dimensionar quanto tempo você leva para executar cada atividade rotineira. Tendo o tempo sempre em mãos – ou no pulso – você notará como é fácil desperdiçar minutos preciosos em atividades desnecessárias ou simples procrastinação.
Crie uma lista de tarefas diárias
A melhor maneira de combater os ladrões de tempo é criando uma lista de tarefas. Liste tudo o que você precisa fazer durante o seu dia (inclusive seu tempo para lazer) e elenque suas prioridades. Assim, você administrará seu tempo de forma mais estratégica.
E não adianta anotar “em pensamento”, escreva em uma folha de papel ou anote em um app. Visualizando você consegue se organizar melhor.
Otimize as suas decisões
Não perca tempo tomando decisões em processos simples. Um bom exemplo é o ex-presidente norte-americano Barack Obama, que sempre usava ternos pretos, azuis ou grafite. Assim, ele não perdia tempo escolhendo a roupa, pois todas combinavam entre si.
Otimizando o tempo para suas decisões você terá tempo para fazer outras coisas mais importantes.
Faça uma coisa de cada vez
Refazer uma tarefa sempre dá mais trabalho. Por isso, quando começar uma nova tarefa, vá fundo até terminar. Fazendo tudo certo da primeira vez você não precisará fazer de novo.
Aprenda a dizer não
Esse talvez seja o conselho mais importante para quem deseja otimizar seu tempo. Dizer “não”, não é algo ruim. Muito pelo contrário. É importante se comprometer só com aquilo que você tem certeza que irá cumprir. Ao realizar as suas tarefas diárias com foco, você ganha tempo para resolver as urgências que surgirem.
Não tente abraçar o mundo, pois quando você diz “não” pra alguém, você está dizendo “sim” para si próprio.
A vida não é só trabalho. Descanso é importante e tem hora
Levar trabalho para casa, ficar até além do horário na empresa ou virar a madrugada resolvendo uma tarefa não é bom para sua saúde, nem para o seu trabalho. Você só ficará mais estressado e exausto, baixando sua produtividade. É importante respeitar o seu corpo e sua mente, afinal ela também precisa de descanso.
Programe seus intervalos para alongamentos e alimentação durante o dia. Também programe seus afazeres para não ter que perder as coisas importantes da vida, como aquele jantar em família.
Anote as mudanças que funcionaram e quais não. Compare as diferenças com o período anterior e identifique o que poderia ser melhorado. Depois ponha essas melhorias em prática. Alguns especialistas dizem que para a mudança de hábito surtir efeito é preciso aplicá-la por pelo menos 40 dias, sendo os sete primeiros cruciais.
Para aproveitar o tempo da melhor forma possível, você precisa saber priorizar suas atividades e, mais importante, dimensionar e valorizar cada minuto.
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