Encontrar um horário para se reunir pode ser um desafio, especialmente quando a agenda de todos está sempre cheia. Coordenar com prospects, clientes e colegas pode se tornar uma tarefa demorada, com intermináveis trocas de e-mails e mensagens. Felizmente, existem ferramentas de reunião que podem ajudar a agendar encontros com mais facilidade. Aqui, discutiremos algumas dicas sobre como encontrar um horário que funcione para todos, bem como as melhores ferramentas de agendamento.
Como encontrar um horário de reunião que funcione para todos
Ao agendar uma reunião que funcione para todos, é necessário considerar quantas pessoas estarão presentes e como é a disponibilidade de cada pessoa. Isso é especialmente verdadeiro ao agendar reuniões virtuais com participantes de fusos horários diferentes. Use ferramentas como o Google Calendar para verificar a disponibilidade de cada participante e escolher um horário em que todos estejam livres.
Melhor maneira de coordenar horários de reunião
Ao agendar uma reunião com apenas uma pessoa, forneça a ela horários que já funcionem para você. Não faz sentido perguntar cegamente sobre a disponibilidade dela quando há uma chance de ela sugerir um horário em que você não possa se encontrar. Assim que concordarem em um horário, configure imediatamente um evento e adicione-o às agendas de ambos. Para simplificar esse processo, considere o uso de uma ferramenta de reunião.
Melhor maneira de agendar uma reunião com vários participantes
Quanto mais participantes tiver uma reunião, maior será a possibilidade de conflitos de horário. Uma maneira de garantir que todos possam comparecer é enviar uma pesquisa antes de agendar para ver a disponibilidade de todos. Como não há como garantir que todos possam comparecer à reunião, certifique-se de gravá-la e enviar um e-mail de resumo para que ninguém perca informações importantes.
Melhor maneira de encontrar um horário comum em fusos horários diferentes
Encontrar o horário certo para uma reunião em fusos horários diferentes depende muito da diferença de horário. Quanto mais horas de diferença, mais difícil será encontrar um horário adequado para todas as partes envolvidas. Por exemplo, digamos que você esteja baseado em São Paulo e queira marcar uma reunião com seu colega baseado em Santos. Como há apenas uma diferença de uma hora entre vocês dois, não deve ser muito difícil marcar um horário. No entanto, se você estivesse baseado em Florianópolis e seu colega estivesse baseado em Salvador, haveria uma diferença de oito horas, tornando muito mais difícil encontrar um horário de reunião. Ao agendar uma reunião, sempre especifique em qual fuso horário você está e verifique se sua agenda permite visualizar os fusos horários de seus colegas. Se você trabalha para uma empresa nacional ou global com funcionários em vários fusos horários, pode ser necessário agendar várias reuniões para acomodar a todos. Dependendo do contexto da reunião, você também pode considerar outras alternativas, como reuniões assíncronas ou simplesmente enviar uma mensagem via chat ou e-mail.
Dicas para encontrar um horário de reunião que funcione para todos
– Forneça detalhes da reunião.
– Prepare uma pauta.
– Comunique o valor.
– Determine o tipo de reunião.
– Considere todos os fusos horários.
– Agende a reunião com antecedência.
– Bloqueie um horário sem reuniões em sua agenda.
– Não agende uma reunião quando um e-mail for suficiente.
Conclusão
Agendar reuniões em horários que funcionem para todos pode ser um desafio. Aqui estão algumas dicas a serem lembradas ao agendar reuniões e enviar convites para reuniões:
1. Forneça detalhes da reunião. Inclua uma declaração objetiva no convite da reunião para esclarecer o propósito da reunião e o que precisa ser decidido.
2. Prepare uma pauta. Ter uma pauta preparada ajuda a manter a reunião focada e no tempo previsto.
3. Comunique o valor. Certifique-se de que os participantes saibam o que ganharão com a reunião e como serão afetados pelas informações apresentadas.
4. Determine o tipo de reunião. Decida se a reunião será por telefone, videoconferência ou presencial e compartilhe as informações relevantes com antecedência.
5. Considere todos os fusos horários. Para equipes nacionais ou globais, leve em consideração os diferentes fusos horários dos participantes e use ferramentas como o Google Meet ou Zoom, organize sua agenda com o Google Calendar para facilitar a visualização.
6. Agende a reunião com antecedência. Evite marcar reuniões com poucos dias de antecedência para que todos tenham tempo suficiente para se preparar.
7. Bloqueie um horário sem reuniões em sua agenda. Reserve um tempo em sua agenda onde reuniões não podem ser agendadas para garantir momentos de produtividade ou atividades pessoais.
Ao seguir essas dicas, você poderá agendar reuniões de forma mais eficiente e garantir que todos possam participar.
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