Elimine o retrabalho da sua empresa e aumente a eficiência operacional
Todo trabalho gera custos, sejam eles diretos, como os financeiros, ou indiretos, como tempo e esforços. O retrabalho é um desses custos e pode ser definido como a correção de itens com defeito ou inconformidade durante ou após a inspeção. O retrabalho inclui todas as atividades subsequentes a um trabalho, como refação, desmontagem, reparo, substituição, remontagem, entre outras.
Existem diversos motivos que podem levar ao retrabalho, como mau funcionamento de equipamentos, infraestrutura inadequada, falta de instrumentos necessários para o trabalho, erro humano, mudanças não comunicadas, falta de preparo ou tempo hábil para o aprendizado dos agentes envolvidos nos processos, mudanças de design implementadas incorretamente, entre outros. No entanto, o retrabalho pode ser evitado com algumas práticas eficientes.
Faça o mapeamento de processos
Existem softwares capazes de realizar a análise e o mapeamento de processos. Por esse motivo, eles são chamados de Process Mining e têm como objetivo identificar loops, perdas de tempo, gaps e retrabalhos por meio de seus filtros de sequência, que analisam a duração dos processos e a ocorrência de ações repetitivas. Com o mapeamento de processos, é possível identificar possíveis gargalos e falhas no processo e eliminá-los.
Compare o tempo ideal dos processos com o que realmente é realizado
Para chegar nessas respostas, você precisa registrar o tempo de trabalho de cada colaborador ou equipe. Uma forma de fazê-lo é por meio de uma ferramenta de ponto ou timesheet. Geralmente, essas ferramentas produzem relatórios por meio do cruzamento de dados sobre os processos, como o tempo de trabalho e o valor de cada hora por função. Com essa comparação, é possível identificar onde estão ocorrendo os atrasos e as perdas de tempo e corrigi-los.
Promova a digitalização das informações
A digitalização de processos é essencial para eliminar o retrabalho. O uso de arquivos digitalizados facilita o monitoramento dos processos e as revisões das informações, além disso, garante que os usuários consultem todos os dados necessários para aumentar a precisão das suas ações, receba as atualizações e acompanhe o fluxo de trabalho em tempo real. O armazenamento dos arquivos em nuvem é essencial para uma gestão efetiva e desonera os custos da empresa. Além disso, a criação de uma infraestrutura legada de armazenamento é mais cara, pois exige o investimento de tempo e recursos de manutenção.
Capacite a equipe de trabalho
A capacitação de todos os agentes que participam dos processos é outra forma de evitar o retrabalho. Para garantir que todos tenham as habilidades e competências necessárias para atuar de maneira mais eficiente em cada função, promova treinamentos periódicos e incentive a qualificação continuada dos profissionais que integram as equipes. Além disso, incentive o desenvolvimento de soft skills, como a empatia e a atuação colaborativa, promova reuniões com maior frequência para discutir o desempenho e a evolução das equipes de trabalho, e certifique-se de alinhar as expectativas das funções com as atribuições de cada profissional.
Viabilize a automação dos processos
O retrabalho também pode ocorrer quando há desorganização na distribuição e delegação de tarefas. Portanto, é importante usar a automatização e padronização das ações. Com um software, toda a equipe buscará as informações em um único repositório, centralizando as operações e homogeneizando os processos. Além disso, softwares como ERPs fornecem relatórios com análises de dados que podem evitar erros e o retrabalho.
Melhore a comunicação interna
A comunicação clara e aberta é fundamental para evitar o retrabalho. Ao tentar resolver problemas urgentes, muitas pessoas negligenciam a importância de favorecer o fluxo de informações e a acessibilidade de dados por todos os envolvidos. Com uma comunicação clara e aberta é possível reduzir gaps entre os processos, sincronizar e integrar as ações para obter melhores resultados.
Conclusão
O retrabalho é um dos principais custos para uma empresa, seja ele direto ou indireto. Ele pode ocorrer por diversos motivos, mas pode ser evitado com algumas práticas eficientes, como o mapeamento de processos, a comparação do tempo ideal dos processos com o que realmente é realizado, a digitalização das informações, a capacitação da equipe de trabalho, a automação dos processos e a melhoria da comunicação interna. Eliminando o retrabalho da sua empresa, você garantirá mais eficiência operacional e maior lucratividade.
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